Если нужен отгул на полдня, вы можете попросить об этом вашего ПМа и согласовать, когда вы сможете компенсировать пропущенное рабочее время. Скорее всего, сложностей не возникнет.

Если требуется отгул на 1 день, вам нужно взять день отпуска, либо день за свой счет. Чем раньше вы предупредите об этом своего ПМа, тем лучше. Бывают разные ситуации, здесь не может быть строго определенного регламента.